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La saisie de données est une tâche simple à première vue. Cependant, elle est chronophage. Elle nécessite des moyens humains et techniques pour la réaliser, surtout pour les volumes importants de données à saisir. La plupart des entreprises, TPE, PME et les grandes structures sont nombreuses à le confier à des prestataires externes pour s’en libérer. Ce sont les données administratives et comptables qui sont les plus sensibles et qui doivent être numérisées afin de les archiver pour y accéder plus facilement. Cette tâche est donc d’une importance capitale pour les entreprises, d’où les raisons de passer par la case externalisation.
La saisie de données : les principes de base
La digitalisation des entreprises tient une place grandissante au sein des sociétés actuelles. En vue de ce changement, il est nécessaire d’assurer une bonne gestion des données. Pour y arriver, elles doivent être numérisées pour prendre part au développement de l’entreprise. Il n’est plus question d’entreposer et de manipuler une tonne de documents en papier qui peuvent facilement se perdre et être abîmés.
Ces derniers sont saisis et stockés pour être accessibles facilement. Toutes les informations présentées dans chaque document seront intégrées dans des supports tels que les ordinateurs. Pour certaines entreprises, les données saisies sont préservées dans des espaces Cloud pour plus de sécurité. Souvent, les données sont souvent issues de documents fiscaux, juridiques et administratifs.
Dans tous les cas, la saisie de données est une tâche importante à prendre en considération. Avant que les informations soient intégrées dans la base de données, les vérifications doivent être rigoureuses, car elles ne doivent pas contenir d’erreurs ni de fausses informations. L’idéal serait notamment de déléguer cette tâche à des experts afin de mener à bien les opérations. Que ce soit pour une saisie délocalisée ou une autre solution similaire d’externalisation, il est de mise de choisir un prestataire fiable et compétent.
Les types de saisie de données à connaître
Dans la réalisation d’une opération de saisie de données, le responsable utilise différents types de supports et différents types de données. Cette tâche demande plus de précision et de concentration afin d’éviter les erreurs. L’opérateur se doit d’être compétent pour mener à bien cette mission. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de confier cette mission à une entreprise spécialisée dans la saisie de donnée.
Différents types de données peuvent donc être saisis, à savoir :
- Les données numériques : tout ce qui concerne les chiffres
- Les données de type texte ou caractère : tout ce qui concerne les caractères alphabétiques
- Les données monétaires : souvent, il s’agit des données utilisées dans le domaine de la comptabilité
- Les données de date et heure : elles incluent souvent les données appliquées dans les dates d’événements ou encore les dates de naissance…
- Les formules : elles combinent les données alphabétiques et numériques.
Les avantages de se tourner vers la saisie de donnée externalisée
L’univers entrepreneurial évolue rapidement. Dans ce cas, les entreprises doivent se concentrer en permanence sur leur centre d’intérêt afin d’être dans une bonne position face à la concurrence. Sachant que la saisie de données est une tâche secondaire, il est plus avantageux de l’effectuer en externe, notamment par une entreprise spécialisée (en nearshore ou en offshore). Les intérêts suivants vont vous en convaincre :
- Faire des économies : en interne, déléguer la saisie de données à un personnel dédié peut être coûteux. Les charges peuvent être importantes : charges salariales, achat des outils et des logiciels. Avec un prestataire, l’entreprise donneuse d’ordre ne paie qu’un coût fixe en fonction des missions attribuées. Les dépenses seront donc réduites. Ce qui facilite la gestion du budget de la société.
- Un traitement de données efficace : la réalisation de la saisie de données en externe est souvent un gage d’efficacité. En réalité, une entreprise dédiée utilise des équipements à la pointe de la technologie. Cela lui permet d’effectuer différents types de missions dans les normes tout en évitant les éventuelles pertes et/ou les fausses informations.
