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Face aux enjeux liés à la possession des informations, la gestion ainsi que l’archivage des données constituent le nerf de guère pour les administrations. Certaines décident donc de conserver les documents. Toutefois, la conservation des documents au-delà d’une certaine durée devient coûteuse et peu rassurante pour les dirigeants. Cet article vous révèle comment détruire sereinement les archives.
Importance de la destruction d’archives pour les administrations.
Les données sont souvent conservées par les particuliers mais aussi par les administrations par mesure de précaution : « on ne sait jamais ». Mais au fil du temps, la conservation va se révéler plus inutile car il vous faudra faire recours absolument à une société experte en archivage ou en stockage des données ; ce qui passe par la case location. Et qui dit location, dit budget de finance à revoir à la hausse. La destruction d’archives est donc un acte économique mais pas que !
Au-delà de l’espace qui est libéré après la destruction des documents, c’est aussi une façon de sécuriser les données contenues dans lesdits documents et donc de ne laisser des traces qui pourraient porter préjudice à la société ou à l’un des salariés. Cela évite donc de souffrir plus tard des soucis d’usurpation d’identité. Le fait de ne pas respecter les principes relatifs à la destruction des archives expose non seulement l’administration, mais aussi le personnel, les clients (dossiers médicaux si c’est un hôpital) et est passible de poursuites judiciaires ou pénales par les victimes.
Préparation des documents à détruire et comment le faire
Après avoir cerné l’importance de la conservation et de la destruction des archives administratives, il faudrait maintenant préparer ces derniers afin de les détruire. Toutefois, ce ne sont pas tous les documents qui sont destructibles. Vous devez connaître la durée légale (la loi établit une durée donnée) de conservation, l’utilité de ces documents pour votre administration, et éventuellement l’archivage pour un recours ultérieur lorsque le besoin se fera ressentir d’un jour à un autre.
Pour détruire les archives, la société peut le faire elle-même ou faire appel à une société spécialisée dans cette activité. Toutefois, en amont du choix de l’un ou de l’autre moyen d’élimination, il faut obtenir l’accord de la direction en charge des archives départementales. Cette dernière recevra de votre part une demande de destruction d’archives. La demande doit absolument contenir des informations comme la quantité des archives, leurs titres, leurs dates extrêmes et les observations correspondantes. Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).
L’idéal est de faire en sorte que la destruction se fasse sur le site de la société afin de constater de visu le bon déroulement de l’opération. En France comme partout ailleurs, il y a des sociétés qui se sont spécialisées dans la destruction des archives. Elles doivent le faire en toute confidentialité et en toute sécurité. N’oubliez pas de réclamer un certificat de destruction dans ce cas afin de vous prémunir.
