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En tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes responsable de l’enregistrement des transactions de votre entreprise. Et pour étayer vos entrées, vous devez conserver une documentation adéquate. Cette documentation comptable sert de piste d’audit fiable pour votre entreprise. Lisez la suite pour savoir ce qu’est une piste d’audit et pourquoi elle est essentielle pour votre petite entreprise.
Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable en comptabilité?
Une piste d’audit fiable est un ensemble de documents qui valident les transactions que vous enregistrez dans vos livres comptables. Votre trace permet de suivre et de vérifier une transaction comptable jusqu’à sa source. Lorsque vous enregistrez des transactions dans vos livres, vous basez les entrées sur les transactions et les événements de votre entreprise. Les événements peuvent inclure des choses comme des achats, des ventes et des dépenses. Selon la transaction, la documentation à l’appui de l’activité peut impliquer un document ou une série de documents. Voici quelques exemples de documents que vous devez conserver :
· Acheter en ligne
· Factures commerciales
· Estimations écrites
· Correspondance provenant de transactions (par exemple, e-mails)
De nombreuses entreprises utilisent des pistes d’audit pour vérifier si une écriture comptable est exacte ou non. Les secteurs qui utilisent couramment les pistes d’audit sont les secteurs de la santé, de la finance, de la comptabilité et de l’informatique.
Quels sont les avantages d’une piste d’audit ?
Les pistes d’audit aident les entreprises à mieux contrôler ce qui se passe à l’intérieur de l’entreprise. La tenue de dossiers d’une piste d’audit fiable signale facilement toute incohérence financière au sein d’une entreprise. Le simple fait de disposer d’une piste d’audit décourage la fraude interne, car les employés savent qu’elle serait rapidement découverte. De plus, la menace de fraude externe peut être réduite en maintenant des contrôles stricts et une barrière défensive solide pour aider à prévenir les violations de la cybersécurité.
Un investisseur avisé fait preuve de diligence raisonnable lorsqu’il évalue s’il doit ou non investir de l’argent dans une entreprise. Un agent de crédit s’assurera qu’une entreprise a l’air en sécurité financière avant d’aller de l’avant avec un prêt. Si vous souhaitez positionner votre entreprise pour des prêts ou des investisseurs, le fait de présenter aux individus des données financières précises qui peuvent être facilement vérifiées via une piste d’audit renforce la confiance dans votre entreprise et son intégrité.
Quelles sont les entreprises qui sont concernées par la piste d’audit fiable ?
De manière générale, toutes les entreprises qui émettent et reçoivent des factures non certifiées électroniquement sont concernées par la piste d’audit fiable. Les documents sont utiles lors du contrôle fiscal automatisé. D’où l’importance de les conserver. Cependant, il est tout de même bon de noter que l’étendue de l’obligation dépend de la taille de l’entreprise.
· Pour une TPE, une documentation orale avec un traçage de flux de facture est suffisante.
· Pour une PME ou les entreprises de taille intermédiaire, elles doivent élaborer une documentation synthétique lors du contrôle fiscal.
· Pour une grande entreprise, elle doit évoquer une documentation détaillée.
Ces documents doivent être présentés lors du contrôle fiscal, pour éviter les sanctions.
